Déclaration de protection des données à caractère personnel

Déclaration de protection des données à caractère personnel

Déclaration de protection des données à caractère personnel

 

La présente déclaration de protection des données à caractère personnel (ci-après, la "Déclaration") vise à informer les personnes concernées par une collecte, une conservation et un traitement de données (ci-après, les "Personnes concernées") sur la manière dont nous collectons, conservons et traitons les données.

 

1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET PRINCIPES

Le responsable du traitement, Octogone Group, Rue de-Candolle 26, 1205 Genève, Suisse (ci-après, "Octogone"), reconnaît l'importance de conserver les données personnelles de ses clients de manière confidentielle et de protéger leur droit à la vie privée. Compte tenu de ses activités et au regard des données collectées par Octogone, Octogone entend appliquer les principes et standards les plus contraignants identifiables en matière de protection des données personnelles.

 

Par conséquent, toutes données personnelles et informations (ci-après, les "Données") communiquées dans le cadre de nos services seront traitées de manière licite, loyale, transparente et confidentielle par Octogone.

 

 

2. CONSENTEMENT

En contractant aux services offerts par Octogone (ci-après, les "Services"), et conformément aux dispositions légales en vigueur, vous reconnaissez et donnez votre accord au fait que, dans le cadre de nos Services, des Données sont ou seront collectées par Octogone. Ces Données seront collectées et utilisées pour les seuls besoins des Services offerts par Octogone ou de toute relation contractuelle subséquente avec Octogone.

 

Par conséquent, le fait de conclure un mandat avec Octogone signifie que vous acceptez la collecte, le traitement de Données et adhérez à la présente Déclaration.

 

 

3. FONDEMENT LEGAL ET FINALITES DE LA COLLECTE ET DU TRAITEMENT DES DONNEES

 

3.1 Fondement légal

La Personne concernée reconnaît que la collecte et le traitement des Données par Octogone est nécessaire à l'exécution du mandat confié à Octogone auquel est partie la Personne concernée en lien avec les Services, mais également pour la préservation des intérêts légitimes d'Octogone et pour le respect des obligations légales incombant à Octogone.

 

3.2 Finalités

Les Données sont collectées par Octogone pour les finalités suivantes :

 

• L’ouverture et le maintien de la relation contractuelle avec la Personne concerné ou le début d’une relation commerciale avec Octogone (ci-après dénommée "Relation commerciale"), y compris toutes les formalités relatives à l’identification de la Personne concerné et de toutes personnes ou entités sur lesquelles la Personne concerné ou un tiers fournit des informations et / ou dont Octogone a connaissance de toute autre manière en relation avec la Relation d'affaires (ci-après dénommée "Personne liée").

• Tout autre Service connexe fourni par les prestataires de services et les sous-traitants d'Octogone dans une Relation d'affaires.

• La gestion, l’administration, le placement et la distribution de produits financiers, y compris tous les services liés à ces activités.

• Respect des obligations légales et réglementaires auxquelles Octogone est soumis en vertu de la réglementation applicable aux intermédiaires financiers suisses (loi sur le blanchiment et l’application des règlements, règlement financier international (par exemple FATCA, échange automatique d’informations)).

• Peser les intérêts, protéger les intérêts d'Octogone ou de tiers : prévention et élucidation des infractions pénales, gestion des risques, exercice des droits et défense dans les litiges, consultation et échange d'informations avec les bureaux d'information, sécurité informatique, sécurité des bâtiments et des installations.

• Gestion des clients Octogone : gestion des clients d'Octogone, services de facturation, marketing (newsletters, invitations à des événements, etc.) et autres.

 

4. QUELLES SONT LES DONNEES COLLECTEES?


4.1 Types de Données

Dans le cadre des Services, Octogone est amené à collecter les données suivantes (liste contemplative, non-exhaustive) auprès de ses contreparties (apporteurs d'affaires, clients, trustees, administrateurs de véhicules privés d'investissements, avocats, banques, autres intermédiaires financiers) :

 

  • Données d'identification : données d'identification personnelles (nom, prénom, titre, numéro fiscal) et données d'identification structurelles (informations relatives à des entités d'investissements).
  • Données d'identification émises par des services publics et autres registres : cartes d'identité, passeports, certificat d'incorporation, statuts, registres d'actions.
  • Données de localisation : adresses personnelles, professionnelles, relatives à des entités d'investissements.
  • Données de communication et d'identification électronique (personnelles et professionnelles): numéro de téléphone, adresses emails.
  • Données financières : numéro d'identification et de comptes bancaires, moyens financiers / fortune, transactions financières.

 

4.2 Informations collectées directement auprès des Personnes concernées

Octogone collecte et enregistre toutes les informations qui lui sont communiquées dans le cadre des Services en ligne ou par tout autre moyen dans son système de gestion des relations clientèles (CRM). La Personne concernée peut décider de ne pas nous communiquer certaines informations, néanmoins cette décision peut avoir pour effet de leur priver de certains Services ou de fonctionnalités offertes dans le cadre des Services.

 

4.3 Informations collectées auprès de tiers – Sous-traitant

Dans le cadre de ses Services, Octogone peut également être amené à collecter des données auprès de tiers (apporteurs d'affaires, trustees, administrateurs de véhicules privés d'investissements, avocats, banques, autres intermédiaires financiers, liste des sanctions internationales, informations disponibles au public (par exemple, Bloomberg, World-Check, FACTIVA ou LexisNexis)). Les Données collectées auprès de tiers sont traitées de la même manière que les Données collectées directement auprès des Personnes concernées (cf. paragraphe 4.2 ci-dessus).

 

Dans le cadre des informations collectées auprès de tiers, Octogone peut être considéré comme sous-traitant de données personnelles, selon la réglementation applicable. Si tel devait être le cas, Octogone serait amené à conclure un contrat de sous-traitance avec les tierces parties concernées visant à assurer le respect de la présente Déclaration.

 

5.MODALITES DE TRAITEMENT DES DONNEES

Les Données sont traitées par Octogone - ou par des tierces parties sélectionnées en fonction de leur fiabilité et de leurs compétences, ainsi que par des responsables du traitement dûment désignés - uniquement dans le but d'exécuter les finalités spécifiées au paragraphe 3.2 ci-dessus, principalement par le biais d'outils informatiques, mais aussi sur papier.

 

Octogone conserve les Données pendant le temps nécessaire à l'exécution des finalités dans le cadre desquelles elles ont été recueillies et conformément aux réglementations applicables dans le cadre des Services (par exemple, dix ans dans le cadre des services bancaires ou sept ans selon la réglementation FATCA).

 

De même, Octogone supprime ou anonymise les données personnelles (ou prend des mesures équivalentes) dès lors qu'elles ne sont plus nécessaires pour atteindre les Finalités, sous réserve (i) des exigences légales ou réglementaires applicables à la conservation des données sur une période plus longue, ou (ii) déterminer, exercer et / ou défendre des droits réels ou potentiels dans des procédures judiciaires, des enquêtes ou des procédures similaires, y compris des déclarations juridiques que Octogone pourrait imposer pour préserver les informations pertinentes.

 

Des mesures spécifiques sont appliquées afin de prévenir le risque de perte des données, d'utilisations illicites ou non correctes et d'accès non autorisés (cf. paragraphe 8 (Confidentialité, sécurité et protection des Données) ci-dessous).

 

 

6. PROFILAGE

Octogone peut évaluer certaines caractéristiques des Personnes concernées et des Personnes liées sur la base de données traitées automatiquement afin, notamment, de leur proposer des offres personnalisées, des conseils ou des informations sur ses services. Octogone peut également utiliser des technologies pour identifier le niveau de risque associé à une Personne concernée ou à une activité spécifique.

 

Octogone n'utilise pas de processus décisionnel automatisé en relation avec une Relation d'affaires, une Personne concernée ou une Personne liée.

 

 

7. CONNAISSANCE ET TRANSMISSION DES DONNEES

Les Données qui seront transmises à Octogone seront connues et utilisées par les salariés d'Octogone et/ou ses filiales (nationales ou étrangères) avec pour seul objectif d'exécuter les Services qui constituent le motif pour lequel les Données ont été collectées.

 

Dans le cadre de l'exécution des Services, Octogone peut être amené à transmettre les Données à des tiers, notamment à des banques dépositaires ou à des autorités fiscales nationales et internationales, conformément notamment à des obligations de reporting fiscal.

 

Les transmissions de données à des tiers sont fondées, alternativement, (i) sur une décision d'adéquation, (ii) en vertu de garanties appropriées ou (iii) selon une dérogation pour des situations spécifiques (exécution d'un mandat lié aux Services offerts par Octogone notamment).

 

Il est d'ores et déjà précisé que :

  • Dans les relations avec les banques dépositaires, les transferts de données peuvent avoir lieu vers des banques nationales et internationales, ainsi qu’avec tout autre intermédiaire financier.

 

  • Dans le cadre de la mise en œuvre de la réglementation FATCA, les transferts de Données peuvent avoir lieu auprès de l'Internal Revenue Service (IRS) ou de toute autre autorité fiscale compétente reconnue par l'IRS.

 

  • Dans le cadre de la mise en œuvre de l'Echange Automatique de Renseignements (EAR), les transferts de Données peuvent avoir lieu auprès de toute autorité fiscale compétente, étant précisé que la condition de confidentialité des données est une obligation sine qua non stipulée par l'OCDE pour adhérer au mécanisme de l'Echange Automatique de Renseignements.

 

  • Dans le cadre de la mise en œuvre de toute autre réglementation et des Services, Octogone effectue une appréciation des récipiendaires des Données conformément aux standards applicables en la matière.

Octogone ne vend ni ne loue les Données à aucun tiers.

 

Enfin, Octogone peut être amené à partager vos données personnelles :

  • Pour mettre à votre disposition le Service dont vous avez besoin ;
  • Lorsque la loi l'autorise ou l'exige pour rester conforme à un processus juridique valide ;
  • Pour protéger et défendre, le cas échéant, les droits ou la propriété d'Octogone, y compris la sécurité de ses produits et services ;
  • Pour protéger la sécurité personnelle, la propriété ou d'autres droits du public, d'Octogone ou de ses clients ou employés ; ou
  • Dans le cadre d'une vente de la totalité ou d'une partie des activités d'Octogone.
  •  

Si, par une obligation légale, Octogone est contraint de divulguer les Données à des tiers, Octogone prendra toutes les mesures commercialement raisonnables afin de vous prévenir à l'avance, à moins que la loi ne s'y oppose. Si Octogone s’engage dans un processus de fusion, d'acquisition ou de vente d'actifs, Octogone respectera la présente Déclaration. Toute Personne concernée sera informée si ses Données personnelles sont transmises à un tiers ou si, en conséquence de cette transmission, elles seront soumises à une politique de confidentialité différente.

 

 

8. CONFIDENTIALITE, SECURITE ET PROTECTION DES DONNEES

Octogone s’engage à garantir l’existence de niveaux de protection adéquats conformément aux exigences légales et réglementaires applicables, en particulier celles relatives au secret bancaire et à la protection des Données.

 

Les Données des Personnes concernées seront transmises et conservées sur les serveurs d'Octogone, dont l’accès est strictement limité. Octogone a pris les précautions techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir l’accès aux serveurs à des personnes dûment autorisées, ainsi que des précautions particulières en ce qui concerne la protection de notre environnement technique (par ex. utilisation de Firewalls). Les serveurs répondent par ailleurs à la norme ISO 27001, associée à une authentification forte et des communications encryptées.

 

 

9. DROIT DES PERSONNES CONCERNEES

Conformément à la règlementation applicable, dans le cadre du traitement des Données, les Personnes concernées peuvent exercer les droits suivants concernant leurs données :

  • Droit de demander l'accès aux Données conservées ;
  • Droit de demander la rectification des Données conservées ;
  • Sous réserve des dispositions légales applicables en matière de conservation des Données (loi bancaire, loi FACTA, etc.), droit de demander l'effacement des Données conservées ;
  • Sous réserve des dispositions légales applicables en matière de traitement des Données (loi bancaire, loi FACTA, EAR, etc.), droit de demander une limitation du traitement des Données conservées ; et
  • Sous réserve des dispositions légales applicables en matière de traitement des Données (loi bancaire, loi FACTA, EAR etc.), droit de demander une interdiction du traitement des Données conservées.

 

Même si une Personne concernée conteste le traitement de ses données, Octogone est en droit de poursuivre ce traitement s’il est (i) juridiquement contraignant, (ii) nécessaire à l’exécution du Contrat auquel l’objet est partie, (iii) nécessaire pour le l'exécution d'une mission d'intérêt public ou (iv) nécessaire pour les intérêts légitimes que Octogone poursuit, y compris la découverte, l'exercice ou la défense d'un droit en justice.

 

De manière générale, la Personne concernée dispose du droit d'exiger d'Octogone la protection de ses Données. Octogone travaille sans relâche pour se protéger et protéger ses utilisateurs des accès, des altérations, des divulgations ou des destructions non autorisés des informations qui sont détenues. Plus particulièrement :

  • Octogone respecte cette Déclaration en toutes circonstances par rapport à toutes les Données que Octogone collecte à propos de la Personne concernée ;
  • Octogone limite l'utilisation et la divulgation de vos Données et veille à ce que toute personne avec qui Octogone partage ces informations les traite avec la confidentialité et la sécurité qu'elles méritent ; et
  • Octogone a mis en place des procédures matérielles, techniques et administratives afin de protéger les informations collectées.

 

L'exercice de tout droit énoncé dans le paragraphe doit se faire conformément aux dispositions du paragraphe 10 (Notices) ci-dessous.

 

10. NOTICES

Si vous avez des questions concernant la protection des Données par Octogone, vous pouvez nous envoyer un message détaillé à l’adresse (admin@octogone.ch) et nous essaierons d’y apporter une solution dans les meilleurs délais.

 

Vous pouvez exercer l'un de vos droits liés aux données personnelles (paragraphe 9) en envoyant votre demande à l'adresse susmentionnée.

 

L'activité d'Octogone évolue constamment et la présente Déclaration et les Conditions générales de Services peuvent être amenées à changer. Sauf mention contraire, notre Déclaration s’applique à l’utilisation de toutes les informations que nous avons collectées vous concernant.